A lo largo del tiempo, las empresas han ido modernizando sus procesos por tal de hacerlos más económicos y eficientes. En este sentido, los software de gestión documental están a la orden del día y se han convertido en una pieza clave de las organizaciones. Las compañías manejan grandes cantidades de información, que además van en aumento con el paso del tiempo*, y los sistemas de almacenamiento tradicionales presentan demasiadas carencias. En este artículo te mostramos las principales características de la gestión documental digital.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de procesos que se realizan para administrar todos los archivos y documentos de una organización, siguiendo unas normas prácticas de ordenación, con el fin de recuperar cómodamente la información. Estos archivos se pueden almacenar de manera tradicional, en papel, o de manera digital, en la nube.
Ventajas de la gestión documental digital
Un DMS (Document Management System) sirve para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos e imágenes digitales en una localización centralizada, a la que los empleados pueden acceder de forma fácil y sencilla. Un software de gestión de documentos como Docuware, proporciona la gestión documental digital y los flujos de trabajo automatizados a organizaciones de cualquier tamaño. Estos sistemas presentan diversas superioridades en comparación con la alternativa tradicional, entre las cuales:
- Rentabilidad económica. Mantener y ejecutar un sistema de gestión documental se puede hacer con un coste muy bajo, y la disminución de uso y almacenaje de papel, así como la exponencial reducción en tiempo de empleados administrativos, también contribuyen al ahorro económico.
- Ahorro de papel y espacio de almacenamiento.
- Seguridad, ya que se elimina el riesgo de extravío o deterioro de documentos, y se protege debidamente la información confidencial.
- Se eliminan errores humanos, como duplicidades, etc.
- Facilidad de localización y edición. Se pueden acceder, ver, cambiar y compartir los archivos. La empresa deja de perder horas buscando en carpetas y archivadores para localizar un documento.
- Mejor organización. Con etiquetas, categorías, subcategorías y metadatos, los documentos se vuelven más fáciles de organizar y recuperar. Una búsqueda con las palabras clave adecuadas puede arrojar resultados en cuestión de segundos.
- Compartir archivos. Los usuarios pueden compartir y colaborar en archivos y documentos con sus compañeros, controlando con quién comparten estos documentos. Con la funcionalidad de registro de auditoría, se puede saber quién ha visto o editado ciertos archivos o documentos, lo cual puede eliminar errores de proceso e ineficiencias.
La digitalización de documentos impresos es el primer y más sencillo de los pasos hacia la transformación digital, una tendencia que llega con fuerza a las diferentes industrias. Sistemas Digitales, con el software de Docuware, será tu aliado en esta evolución, ayudando a que tu empresa crezca siempre con la mejor tecnología.
* El volumen de documentos de las empresas crece hasta un 30% anual, según datos del estudio «Handing Paper in the Digital Age», de Aberdeen Group.
