La pandèmia de la COVID-19 no només està causant estralls en el sector sanitari, sinó també en qüestions econòmiques. Tot i que existeix una certa incertesa sobre l’evolució econòmica, sabem que la crisi està asfixiant a pimes i autònoms. Concretament, després dels deu primers mesos de la pandèmia, hi ha operatives 36.455 pimes menys, segons dades de l’ Estadística d’Empreses Inscrites en la Seguretat Social.
En aquest sentit, les empreses estan tractant de reduir les despeses fixes de l’oficina de diverses formes segons les seves necessitats i característiques. Aquests són alguns dels costos més comuns, que es podrien disminuir:
- Espai d’emmagatzematge de documents. Almenys un 15% dels costos de lloguer es destinen a guardar papers.
- Material d’arxiu, prestatgeries i armaris. Despeses d’impressió i altes despeses derivades de l’emmagatzematge.
- Personal administratiu. Despeses de personal associats a la gestió manual de documentació.
Totes aquestes despeses es veurien reduïdes o eliminades implementant un sistema de gestió digital de documents.
La digitalització és una de les mesures que suposa una major reducció de despeses fixes en l’oficina
La documentació que diàriament es treballa en una oficina implica costos significatius per a l’empresa, i a més es tracta d’una despesa poc productiva, com el temps d’arxivat, les obligacions legals, les còpies, etc. No podem eliminar els documents en el nostre treball, però sí que podem digitalitzar-los i automatitzar tot aquest procés per a reduir els costos econòmics que suposen.
Per exemple, imaginem una empresa que gestiona 100 factures al mes, i que el 70% arriben per email. Per a arxivar-les, cal imprimir almenys una còpia de cadascuna. Si suposem que cada factura conté dues pàgines, serien unes 140 còpies al mes. A més, davant un possible requeriment de l’Agència Tributària, estem obligats a guardar-les físicament, per la qual cosa moltes empreses incorren en una despesa extra de magatzematge. Finalment, tot aquest procés, quan es realitza de manera manual, comporta una despesa de personal administratiu.
Si estàs interessat a conèixer l’import estimat de l’estalvi econòmic que podria suposar per a la teva empresa implementar un software de gestió documental digital, contacta amb nosaltres i un dels nostres tècnics et realitzarà una auditoria totalment gratuïta.
