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Factura electrónica: Todo lo que debes saber

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La transformación digital ha irrumpido en todos los rincones del mundo empresarial y la facturación no ha sido la excepción. Los profesionales y empresas en España, en sintonía con las tendencias globales, están haciendo una transición hacia la facturación electrónica, siendo este un tema de relevancia para todos aquellos involucrados en el ámbito comercial. A continuación, veremos qué es y cómo impactará su operativa.

¿Qué es y cuál es el propósito de la factura electrónica?

Una factura electrónica es esencialmente una versión digital de la tradicional factura en papel. Ambas tienen la misma validez legal y deben cumplir con ciertos requisitos. La principal diferencia radica en que la versión electrónica se genera y transmite a través de la web. 

Su propósito es similar al de una factura tradicional: validar legal y fiscalmente una operación comercial, con la ventaja de hacerlo en un entorno digital, lo que agiliza los procesos.

Marco legal en España

En España, la factura electrónica ha pasado por varias etapas de regulación. La Ley 25/2013 ya la había hecho obligatoria para negocios del sector público. Sin embargo, con la nueva Ley Crea y Crece de septiembre de 2022, ahora también es necesaria en el sector privado. Esta última ley da un tiempo de adaptación, ayudando a los autónomos a familiarizarse con el sistema.

¿Quienes están obligados a utilizar la factura electrónica? Ley Crea y Crece

Actualmente, todas las sociedades que emitan facturas a las administraciones públicas deben hacerlo electrónicamente. La nueva Ley Crea y Crece ha ampliado esta obligación. A partir de 2024, los autónomos y empresas que facturen más de 8 millones de euros deberán adoptar la factura electrónica en sus transacciones con otras empresas. Para aquellos que facturen menos de 8 millones, este requisito se hará efectivo en 2025.

Sin embargo, hay excepciones. Las empresas y profesionales que facturan a consumidores finales o a usuarios particulares no están obligados a usar facturación electrónica, al menos por ahora.

Beneficios de la factura electrónica

Adoptar la facturación electrónica no es simplemente una cuestión de cumplir con la ley, sino que ofrece múltiples ventajas para los negocios:

  • Agilidad en procesos: La digitalización permite una entrada de datos automática, lo que facilita y acelera el proceso de facturación.
  • Pago instantáneo: Las facturas electrónicas se transmiten al momento, permitiendo procesamientos y pagos más rápidos.
  • Precisión: Al reducir la intervención manual, disminuyen los errores, lo que conduce a facturaciones más precisas.
  • Eficacia: La automatización libera tiempo, permitiendo a las empresas centrarse en tareas más esenciales.
  • Facilita la tributación: Presentar impuestos se vuelve más sencillo y directo.

Tipos de facturas electrónicas

Las facturas electrónicas se clasifican principalmente en dos:

  • Factura electrónica estructurada: Este tipo de factura está compuesta por datos estructurados, permitiendo que programas informáticos las generen y lean de forma automática. Por ejemplo, el formato XML usado por la administración pública.
  • Factura electrónica no estructurada: Estas facturas, como las escaneadas o en PDF, no poseen datos estructurados, requiriendo intervención manual o software específico para procesar la información.

En definitiva, la factura electrónica es una evolución necesaria en el mundo empresarial digitalizado. Su adopción no sólo responde a una necesidad de modernización, sino que también facilita y mejora muchos procesos comerciales. 

A medida que se acercan las fechas límite, es esencial que las empresas y autónomos se familiaricen y se adapten a esta herramienta. Su futuro en los negocios está prácticamente garantizado.

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