¿Imaginas coordinar un proyecto con tu equipo mientras cada uno trabaja desde una ciudad diferente?
Hoy en día, las herramientas colaborativas han revolucionado nuestra forma de trabajar, eliminando las barreras de distancia y facilitando la comunicación en tiempo real.
Si buscas optimizar los procesos de tu empresa y potenciar el trabajo en equipo, este artículo es para ti.
Principales herramientas digitales para trabajar en equipo
Hace no demasiado tiempo, si tenías una reunión, la única opción que se contemplaba para llevarla a cabo era reservar una sala, acondicionarla, convocar a los asistentes y desarrollarla en vivo y en directo. Hoy en día, podemos tener exactamente la misma reunión, estando cada participante en una parte del mundo, o en su propia casa. Aquí es donde entran las herramientas colaborativas, que están cambiando nuestra manera de trabajar.
La transformación digital requiere de la implementación de soluciones de software para empresas que permitan a las compañías automatizar procesos, ahorrar tiempo y esfuerzos y optimizar la capacidad de trabajar en equipo de los profesionales.
Gracias a estas plataformas, las empresas pueden coordinar el trabajo de sus empleados incluso si estos se encuentran en diferentes partes del globo.
¿Qué son las herramientas colaborativas?
Las herramientas colaborativas son servicios informáticos diseñados para mejorar el trabajo en equipo y la comunicación, ya que permiten que un grupo de trabajo pueda colaborar conjuntamente en un mismo proyecto en tiempo real, o comunicarse sin necesidad de estar en el mismo lugar físico. Los primeros programas para este fin fueron los emails y los servicios de mensajería instantánea. Pero con el tiempo, han ido surgiendo nuevos productos y servicios que han hecho este entorno un poco más complejo. Te presentamos las más utilizadas a día de hoy.
Algunos nombres de herramientas de trabajo sencillas pueden ser los servicios de mensajería instantánea como WhatsApp o Telegram, o las herramientas que ofrece el servicio de Google Drive.
Pero hay muchas más aplicaciones de trabajo colaborativo. A continuación enumeramos algunas de las más eficaces.
Ahora que ya sabes que son las herramientas de trabajo colaborativo, vamos con algunas de las que son ya parte del día a día de muchas compañías y profesionales.
Las herramientas colaborativas son fundamentales en el entorno laboral actual, facilitan la comunicación y el trabajo en equipo de manera eficiente. Estas herramientas permiten a los miembros de un grupo compartir información, colaborar en proyectos, editar documentos en tiempo real y mantenerse actualizados sobre el progreso del trabajo.
Beneficios de las Herramientas Colaborativas
- Incrementan la productividad.
- Fomentan la flexibilidad laboral.
- Mejoran la coordinación entre equipos y departamentos.
Al principio, herramientas básicas como el correo electrónico lideraban este campo. Sin embargo, la transformación digital ha dado paso a soluciones más sofisticadas que abarcan desde videoconferencias hasta pizarras digitales.
¿Cuáles son las principales herramientas colaborativas?
Videoconferencias
Las videoconferencias son uno de los mejores ejemplos de plataformas colaborativas. Durante el confinamiento por la pandemia del Covid-19 se convirtió en la única solución para mantener conectados a los profesionales.
Gracias a esta plataforma se pueden realizar reuniones de equipos en remoto entre dos o más personas, estando cada usuario en un lugar diferente.
Además de enviar imagen y sonido (algo básico para la comunicación), muchas permiten compartir pantalla, enviar documentos, vídeos, imágenes, etc. Facilitando a los participantes trabajar en el mismo documento a tiempo real.
Pantallas interactivas
Otro ejemplo son las pizarras digitales, ordenadores con una pantalla de gran tamaño conectados a un proyector que permiten que todos los asistentes en la sala puedan ver lo que se reproduce.
En estas herramientas los participantes pueden realizar anotaciones a mano o con el ratón que se comparten con el resto de asistentes y se pueden compartir y exportar en diferentes formatos.
Proyectores
Los proyectores son muy utilizados en presentaciones o en sesiones de briefing para explicar a los equipos de trabajo las claves de un proyecto, las estrategias a seguir o los resultados de las acciones implementadas.
Gracias a los proyectores, las personas que se encuentran en una sala pueden ir viendo los documentos en los que se está trabajando en el ordenador que emite la imagen. No se podrá trabajar a tiempo real como con las pantallas interactivas, ya que los proyectores reproducen la imagen sobre una pantalla de proyección o pared blanca.
Softwares de impresión y uso compartido a través de dispositivos móviles
No podían faltar aquellas que permiten imprimir y compartir documentos de forma flexible y segura en remoto.
Se trata de software y aplicaciones que permiten imprimir y compartir documentos de forma flexible y segura aun estando en movimiento.
A través de estas aplicaciones se pueden enviar tareas de impresión desde cualquier dispositivo (ordenador portátil, smartphone o tablet), con un acceso a la información protegido por contraseña y una autorización de documentos protegida por una clave.
Las herramientas colaborativas resultan esenciales para desarrollar nuestro día a día en la oficina, y ya no nos podríamos imaginar trabajando sin ellas, son indispensables para potenciar la productividad y la eficiencia en el trabajo en equipo, permitiendo una mejor comunicación y coordinación entre los miembros del grupo.
¿Por qué integrar herramientas colaborativas en tu negocio?
Las empresas que adoptan estas tecnologías no solo optimizan procesos, sino que también logran un entorno laboral más flexible y eficiente. En Sistemas Digitales, te ayudamos a implementar las mejores soluciones adaptadas a tus necesidades empresariales.
Preguntas frecuentes (FAQs)
- ¿Qué son las herramientas colaborativas y para qué sirven?
Son plataformas diseñadas para facilitar el trabajo en equipo y la comunicación en proyectos, permitiendo compartir documentos, realizar reuniones y coordinar tareas en tiempo real. - ¿Cuáles son las herramientas colaborativas más recomendadas para empresas?
Depende de tus necesidades. Para videoconferencias, las plataformas como Zoom son ideales. Para gestión de documentos, Google Drive destaca por su facilidad de uso. Y para presentaciones, las pantallas interactivas ofrecen una experiencia completa. - ¿Cómo elegir la mejor herramienta colaborativa para mi negocio?
Evalúa tus necesidades específicas: ¿Necesitas mejorar la comunicación, gestionar proyectos o compartir documentos? En Sistemas Digitales, te asesoramos para encontrar la solución perfecta.
Invertir en herramientas colaborativas es clave para mantener a tu equipo conectado, motivado y productivo. Si deseas más información sobre cómo implementar estas soluciones, no dudes en contactar con Sistemas Digitales, tu partner tecnológico de confianza. ¡El futuro del trabajo en equipo ya está aquí!
