Qué es el historial de impresiones y qué problemas puede ocasionar

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El historial de impresiones sigue siendo uno de los grandes desconocidos para la mayoría de los usuarios. Sin embargo, si lo conoces puedes aprovecharte de él. Por eso, hay que tener cuidado con este elemento y vigilar que no accedan a él las personas indebidas. Hoy te contamos qué puedes encontrar en este historial y por qué debes tener cuidado con él. También podrás ver cómo evitar que llegue a las manos equivocadas.

Qué es el historial de impresiones

Como su propio nombre indica, el historial de impresiones es sencillamente una recopilación de todos los trabajos que se han enviado a imprimir, y todos los detalles asociados a estos envíos. Así, informa sobre cuántas veces se ha impreso un documento, desde qué dispositivo se ha enviado, la fecha y hora, el usuario que lo ha enviado, etc. De esta manera, si tienes dudas porque no ves la hoja en la bandeja de salida, solo con mirar este apartado puedes asegurarte de que has enviado correctamente un archivo a imprimir.

Gracias a esto averiguas rápidamente si todavía no ha salido o si otra persona lo ha cogido de la bandeja. Si todavía no ha salido, el archivo estará o bien en la cola de impresión, o bien verás que ha sido bloqueado por algún problema. Según qué modelo de impresora utilices, podrás realizar una repetición de la impresión si la primera ya se ha efectuado o ha desaparecido.

Problemas que puede ocasionar y cómo evitarlos

El principal inconveniente que puede ocasionar es que lo consulte alguien a quien no le corresponda hacerlo, y pueda ver toda la información privada guardada en el registro.

Por tanto, este usuario tendría acceso a información confidencial sobre las impresiones, qué documentos se han impreso, cuándo, por quién, etc. Además, esta información no solo puede consultarse desde el ordenador, sino también desde la propia impresora, siempre que tenga pantalla táctil y sepa cómo buscarlo.

Para desactivar el historial de impresión en Windows hay que consultar el «Visor de eventos» (en MacOS «Consola») desde el menú de inicio y acceder al historial de impresiones largo. Si no aparece es porque esta opción ya está deshabilitada. Si aparece pero no quieres que se vea, accede en el orden que te indicamos a las siguientes opciones:

  1. Visor de eventos
  2. Registro de aplicaciones y servicios
  3. Microsoft y Windows
  4. PrintService
  5. Operativo y propiedades
  6. Desactiva Habilitar registro

Otro problema derivado de esta funcionalidad es que cualquier persona que accede al historial puede volver a imprimir los documentos que aparecen en el listado. Por eso, para asegurar la seguridad de la empresa, lo más aconsejable es activar la impresión confidencial para todos los trabajos. De esta manera, si alguien quiere ver o imprimir un documento deberá introducir primero una contraseña.

Esperamos que esta información te haya resultado de utilidad. Si te preocupan las cuestiones de seguridad en tu empresa, o cualquier asunto en materia de impresión y soluciones para tu negocio, no dudes en contactar con nosotros para que uno de nuestros expertos te asesore sin compromiso.

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