Cómo reducir los principales gastos fijos de la oficina

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La pandemia de la COVID-19 no solo está causando estragos en el sector sanitario, sino también en cuestiones económicas. Aunque existe cierta incertidumbre sobre la evolución económica, sabemos que la crisis está asfixiando a pymes y autónomos. Concretamente, tras los diez primeros meses de la pandemia, hay operativas 36.455 pymes menos, según datos de la Estadística de Empresas Inscritas en la Seguridad Social.

En este sentido, las empresas están tratando de reducir los gastos fijos de la oficina de diversas formas según sus necesidades y características. Estos son algunos de los costes más comunes, que se podrían disminuir:

  1. Espacio de almacenaje de documentos. Al menos un 15% de los costes de alquiler se destinan a guardar papeles.
  2. Material de archivo, estanterías y armarios. Gastos de impresión y gastos derivados del almacenamiento.
  3. Personal administrativo. Gastos de personal asociados a la gestión manual de documentación.

Todos estos gastos se verían reducidos o eliminados implementando un sistema de gestión digital de documentos.

La digitalización es una de las medidas que supone una mayor reducción de gastos fijos en la oficina

La documentación que diariamente se maneja en una oficina implica costes significativos para la empresa, y además se trata de un gasto poco productivo, como el tiempo de archivado, las obligaciones legales, las copias, etc. No podemos eliminar los documentos en nuestro trabajo, pero sí podemos digitalizarlos y automatizar todo este proceso para reducir los costes económicos que suponen.

Por ejemplo, imaginemos una empresa que gestiona 100 facturas al mes, y que el 70% llegan por email. Para archivarlas, hay que imprimir por lo menos una copia de cada una. Si suponemos que cada factura contiene dos páginas, serían unas 140 copias al mes. Además, ante un posible requerimiento de la Agencia Tributaria, estamos obligados a guardarlas físicamente, por lo que muchas empresas incurren en un gasto extra de almacenaje. Finalmente, todo este proceso, cuando se realiza de manera manual, conlleva un gasto de personal administrativo.

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