A l’era digital, moltes empreses i autònoms encara s’enfronten al tediós procés de gestionar i arxivar factures en paper. Aquest mètode pot ser molest i consumir molt de temps i recursos.
Afortunadament, hi ha solucions digitals per simplificar aquest procés i estalviar temps i diners. En aquest article, explorarem com es duu a terme el procés de digitalitzar factures rebudes, perquè puguis tenir un control millor sobre les teves finances i millorar l’eficiència del teu negoci. Descobreix com et pots beneficiar de la tecnologia per optimitzar el teu procés de facturació i gestió de despeses.
Com es fa el procés de digitalització de factures?
El procés de digitalització de factures consisteix a escanejar les factures en format paper i convertir-les en un arxiu digital, cosa que en facilita l’emmagatzematge, la gestió i el processament.
Per dur a terme aquest procés, es fan servir aplicacions d’alta resolució que continguin la tecnologia OCR (Sistema de Reconeixement Òptic de Caràcters). La tecnologia OCR és un sistema que permet la identificació i reconeixement dels caràcters que apareixen en una imatge, per després emmagatzemar-los en forma de dades.
Quan la imatge ha estat digitalitzada, la factura es guarda en un format electrònic, que pot ser processat per un programari de gestió de factures. Això permet portar un control precís de les factures emeses i rebudes així com de les transaccions realitzades.
Què és un OCR?
Un OCR (Sistema de Reconeixement Òptic de Caràcters) és un programari que permet convertir text imprès o escrit a mà en format digital mitjançant l’ús de tecnologies de processament d’imatges i reconeixement de patrons.
L’OCR pot ser utilitzat per digitalitzar documents físics que contenen text, com ara llibres, revistes, factures, formularis, entre d’altres, i fer-los accessibles en línia.
És imprescindible que les factures estiguin en format paper?
Si tenim una aplicació de digitalització certificada per l’Agència Tributària, es pot procedir a la destrucció del paper físic, ja que el format digital compleix una sèrie de requisits que garanteixen la continuïtat del procés i eviten manipulacions futures, assegurant així la qualitat de la imatge i la integritat de les dades.
D’altra banda, en el cas de no disposar d’aquesta aplicació, cal conservar la factura en format paper durant un període mínim de cinc anys, tal com ho estableix la normativa fiscal vigent.
En aquest sentit, és important tenir en compte que la conservació dels documents en paper s’ha de fer de manera adequada per evitar-ne el deteriorament o la pèrdua, i facilitar-ne la consulta en cas de necessitat.
És legal digitalitzar factures a Espanya?
Sí, a Espanya és possible digitalitzar factures legalment, sempre que es compleixin certs requisits establerts per lAgència Tributària. L’Ordre EHA/962/2007, emesa el 24 d’octubre del 2007, estableix el procediment d’homologació de programes informàtics que permeten generar un format amb valor legal per a la digitalització de factures.
Quins beneficis té digitalitzar factures?
La digitalització de factures té nombrosos beneficis per a les empreses i autònoms, entre ells:
Estalvi de temps
La digitalització de factures estalvia temps en el procés de cerca, classificació i arxiu de factures en paper, cosa que permet als empleats enfocar-se en tasques més importants i productives.
Estalvi d’espai
L’eliminació de factures en format paper ajuda a reduir la necessitat d’un espai d’emmagatzematge per arxivar-les, cosa que pot estalviar costos de lloguer i manteniment d’oficines.
Control documental
La digitalització de factures ofereix més control i seguiment dels documents. Això permet reduir el risc de pèrdua o pèrdua. Així també es facilita l’auditoria de les factures.
Mitjançant aquest sistema, les empreses i els autònoms poden tenir una millor visibilitat de les despeses, augmentant la transparència. A més, el sistema garanteix un major nivell de seguretat per als documents electrònics emmagatzemats.
Accessibilitat
La digitalització de factures ofereix més accés i mobilitat. Això permet a l’usuari accedir als documents des de qualsevol dispositiu connectat a Internet, podent així portar-los.
Millor gestió dels fluxos de treball
La digitalització de documents ajuda a controlar millor els fluxos de treball dins i fora de l’empresa, permetent més productivitat i eficiència. Això permet accelerar els processos, reduir el temps emprat en realitzar-los i millorar-ne la qualitat.
A més, en millorar els processos, la digitalització de factures permet una gestió més ràpida i eficient dels requisits administratius, cosa que alhora augmenta l’eficiència operativa i redueix els errors.
Seguretat a la documentació empresarial
La digitalització de factures ofereix més seguretat i privadesa en la documentació empresarial. Això ajuda a reduir el risc de manipulacions futures i protegir la informació confidencial.
Control de despeses innecessàries
La digitalització de factures permet un millor control de les despeses innecessàries, cosa que ajuda a optimitzar la gestió econòmica de l’empresa ia reduir-ne els costos. Això pot generar un impacte significatiu a la rendibilitat de l’empresa.
D’aquesta manera, es pot assegurar una transparència més gran en la comptabilitat, la qual cosa significa una major seguretat per als clients i usuaris finals.
Impacte ambiental positiu
Quan s’emeten factures digitals directament, s’evita la necessitat d’imprimir documents en paper, cosa que redueix significativament el consum de paper i la petjada de carboni. D’aquesta manera, es contribueix a una empresa ambientalment més sostenible i responsable.
Digitalitza factures rebudes gratis i ràpid
En definitiva, la digitalització de factures ha esdevingut una pràctica essencial per a moltes empreses i autònoms, ja que permet estalviar temps, espai i recursos en el procés de comptabilitat. A més, és una pràctica legal i amb validesa fiscal sempre que es compleixin els requisits establerts per l’Agència Tributària.
A Sistemes Digitals, estem compromesos a brindar als nostres clients solucions efectives i eficients en el procés de digitalització de factures. Per això, comptem amb un equip altament especialitzat que et pot ajudar a fer la transició cap a un sistema de facturació digital amb èxit.
Oferim una àmplia varietat de serveis que s’adapten a les necessitats específiques de cada client, i treballem de manera propera i col·laborativa per garantir-ne la satisfacció. Així que si vols digitalitzar factures i gaudir dels beneficis que això comporta, no dubtis a contactar-nos. Estem a la teva disposició per oferir tota la informació que necessitis.
¿De cuánta utilidad te ha parecido este contenido?
¡Haz clic en una estrella para puntuarlo!
Promedio de puntuación 0 / 5. Recuento de votos: 0
Hasta ahora, ¡no hay votos!. Sé el primero en puntuar este contenido.