En la era digital, muchas empresas y autónomos todavía se enfrentan al tedioso proceso de gestionar y archivar facturas en papel. Este método puede ser engorroso y consumir mucho tiempo y recursos.
Afortunadamente, existen soluciones digitales para simplificar este proceso y ahorrar tiempo y dinero. En este artículo, exploraremos cómo se lleva a cabo el proceso de digitalizar facturas recibidas, para que puedas tener un mejor control sobre tus finanzas y mejorar la eficiencia de tu negocio. Descubre cómo puedes beneficiarte de la tecnología para optimizar tu proceso de facturación y gestión de gastos.
¿Cómo se lleva a cabo el proceso de digitalización de facturas?
El proceso de digitalización de facturas consiste en escanear las facturas en formato papel y convertirlas en un archivo digital, lo que facilita su almacenamiento, gestión y procesamiento.
Para llevar a cabo este proceso, se utilizan aplicaciones de alta resolución que contengan la tecnología OCR (Sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres). La tecnología OCR es un sistema que permite la identificación y reconocimiento de los caracteres que aparecen en una imagen, para luego almacenarlos en forma de datos.
Una vez que la imagen ha sido digitalizada, la factura se guarda en un formato electrónico, que puede ser procesado por un software de gestión de facturas. Esto permite llevar un control preciso de las facturas emitidas y recibidas, así como de las transacciones realizadas.
¿Qué es un OCR?
Un OCR (Sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres) es un software que permite convertir texto impreso o escrito a mano en formato digital mediante el uso de tecnologías de procesamiento de imágenes y reconocimiento de patrones.
El OCR puede ser utilizado para digitalizar documentos físicos que contienen texto, tales como libros, revistas, facturas, formularios, entre otros, y hacerlos accesibles en línea.
¿Es imprescindible que las facturas estén en formato papel?
Si se cuenta con una aplicación de digitalización certificada por la Agencia Tributaria, se puede proceder a la destrucción del papel físico, ya que el formato digital cumple con una serie de requisitos que garantizan la continuidad del proceso y evitan manipulaciones futuras, asegurando así la calidad de la imagen y la integridad de los datos.
Por otro lado, en el caso de no disponer de dicha aplicación, se deberá conservar la factura en formato papel durante un período mínimo de cinco años, tal como lo establece la normativa fiscal vigente.
En este sentido, es importante tener en cuenta que la conservación de los documentos en papel debe hacerse de manera adecuada para evitar su deterioro o pérdida, y facilitar su consulta en caso de necesidad.
¿Es legal digitalizar facturas en España?
Sí, en España es posible digitalizar facturas legalmente, siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos establecidos por la Agencia Tributaria. La Orden EHA/962/2007, emitida el 24 de octubre de 2007, establece el procedimiento de homologación de programas informáticos que permiten generar un formato con valor legal para la digitalización de facturas.
¿Qué beneficios tiene digitalizar facturas?
La digitalización de facturas tiene numerosos beneficios para las empresas y autónomos, entre ellos:
Ahorro de tiempo
La digitalización de facturas ahorra tiempo en el proceso de búsqueda, clasificación y archivo de facturas en papel, lo que permite a los empleados enfocarse en tareas más importantes y productivas.
Ahorro de espacio
La eliminación de facturas en formato papel ayuda a reducir la necesidad de un espacio de almacenamiento para archivarlas, lo que puede ahorrar costes de alquiler y mantenimiento de oficinas.
Control documental
La digitalización de facturas ofrece un mayor control y seguimiento de los documentos. Esto permite reducir el riesgo de pérdida o extravío. Así, también se facilita la auditoría de las facturas.
Mediante este sistema, las empresas y los autónomos pueden tener una mejor visibilidad de sus gastos, aumentando la transparencia. Además, el sistema garantiza un mayor nivel de seguridad para los documentos electrónicos almacenados.
Accesibilidad
La digitalización de facturas ofrece un mayor acceso y movilidad. Esto permite al usuario acceder a los documentos desde cualquier dispositivo conectado a Internet, pudiendo así llevarlos consigo.
Mejor gestión de los flujos de trabajo
La digitalización de documentos ayuda a controlar mejor los flujos de trabajo dentro y fuera de la empresa, permitiendo una mayor productividad y eficiencia. Esto permite acelerar los procesos, reducir el tiempo empleado en realizarlos y mejorar la calidad de los mismos.
Además, al mejorar los procesos, la digitalización de facturas permite una gestión más rápida y eficiente de los requisitos administrativos, lo que a su vez aumenta la eficiencia operativa y reduce los errores.
Seguridad en la documentación empresarial
La digitalización de facturas ofrece una mayor seguridad y privacidad en la documentación empresarial. Esto ayuda a reducir el riesgo de manipulaciones futuras y proteger la información confidencial.
Control de gastos innecesarios
La digitalización de facturas permite un mejor control de los gastos innecesarios, lo que ayuda a optimizar la gestión económica de la empresa y a reducir los costes. Esto puede generar un impacto significativo en la rentabilidad de la empresa.
De esta forma, se puede asegurar una mayor transparencia en la contabilidad, lo que significa una mayor seguridad para los clientes y usuarios finales.
Impacto ambiental positivo
Cuando se emiten facturas digitales directamente, se evita la necesidad de imprimir documentos en papel, lo que reduce significativamente el consumo de papel y la huella de carbono. De esta manera, se contribuye a una empresa más sostenible y responsable ambientalmente.
Digitaliza facturas recibidas gratis y rápido
En definitiva, la digitalización de facturas se ha convertido en una práctica esencial para muchas empresas y autónomos, ya que permite ahorrar tiempo, espacio y recursos en el proceso de contabilidad. Además, es una práctica legal y con validez fiscal siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria.
En Sistemas Digitales, estamos comprometidos a brindar a nuestros clientes soluciones efectivas y eficientes en el proceso de digitalización de facturas. Por ello, contamos con un equipo altamente especializado que puede ayudarte a hacer la transición hacia un sistema de facturación digital con éxito.
Ofrecemos una amplia variedad de servicios que se adaptan a las necesidades específicas de cada cliente, y trabajamos de manera cercana y colaborativa para garantizar su satisfacción.
Así que si deseas digitalizar facturas y disfrutar de los beneficios que esto conlleva, no dudes en contactarnos. Estamos a tu disposición para brindarte toda la información que necesites.
