gestion-documental-digital-2

Com pot beneficiar a la teva empresa la gestió documental digital

Al llarg del temps, les empreses han anat modernitzant els seus processos per tal de fer-los més econòmics i eficients. En aquest sentit, els software de gestió documental s’han convertir en una peça clau de les organitzacions. Les companyies treballen amb grans quantitats d’informació, que a més a més van en augment amb el pas del temps*, i els sistemes d’emmagatzematge tradicionals presenten moltes mancances. En aquest article et mostrem les principals característiques de la gestió documental digital.

¿Què és la gestió documental?

La gestió documental és el conjunt de processos que es realitzen per a administrar tots els arxius i documents d’una organització, seguint unes normes pràctiques d’ordenació, amb la finalitat de recuperar còmodament la informació. Aquests arxius es poden emmagatzemar de manera tradicional, en paper, o de manera digital, en el núvol.

Avantatges de la gestió documental digital

Un DMS (Document Management System) serveix per a emmagatzemar, administrar i controlar el flux de documents i imatges digitals en una localització centralitzada, a la qual els empleats poden accedir de manera fàcil i senzilla. Un software de gestió de documents com ara Docuware, proporciona la gestió documental digital i els fluxos de treball automatitzats a organitzacions de qualsevol tipus i volum. Aquests sistemes presenten diverses superioritats en comparació amb l’alternativa tradicional, entre les quals:

  • Rentabilitat econòmica. Mantenir i executar un sistema de gestió documental es pot fer amb un cost molt baix, i la disminució d’ús i emmagatzematge de paper, així com l’exponencial reducció en temps d’empleats administratius, també contribueixen a l’estalvi econòmic.
  • Estalvi de paper i espai d’emmagatzematge.
  • Seguretat, ja que s’elimina el risc de pèrdua o deteriorament de documents, i es protegeix degudament la informació confidencial.
  • S’eliminen errors humans, com ara duplicitats, etc.
  • Facilitat de localització i edició. Es poden accedir, veure, canviar i compartir els arxius. L’empresa deixa de perdre hores buscant en carpetes i arxivadors per a localitzar un document.
  • Millor organització. Amb etiquetes, categories, subcategories i metadates, els documents es tornen més fàcils d’organitzar i recuperar. Una cerca amb les paraules clau adequades pot llançar els resultats en qüestió de segons.
  • Compartir arxius. Els usuaris poden compartir i col·laborar en arxius i documents amb els seus companys, controlant amb qui comparteixen aquests documents. Amb la funcionalitat de registre d’auditoria, es pot saber qui ha vist o editat certs arxius o documents, la qual cosa pot eliminar errors de procés i ineficiències.

La digitalització de documents impresos és el primer i més senzill dels passos cap a la transformació digital, una tendència que arriba amb força a les diferents indústries. Sistemas Digitales, amb el software de Docuware, serà el teu aliat en aquesta evolució, ajudant a fer que la teva empresa creixi sempre amb la millor tecnologia.

 

* El volum de documents de les empreses creix fins a un 30% anual, segons dades de l’estudi “Handing Paper in the Digital Age”, de Aberdeen Group.

¿De cuánta utilidad te ha parecido este contenido?

¡Haz clic en una estrella para puntuarlo!

Promedio de puntuación 0 / 5. Recuento de votos: 0

Hasta ahora, ¡no hay votos!. Sé el primero en puntuar este contenido.

NOTÍCIES, ESDEVENIMENTS EXCLUSIUS I PROJECTES SOLIDARIS

la-millor-impressora-3d

Millors impressores 3d

Una impressora 3d professional és un actiu que pot proporcionar moltes alegries a la teva …

Continuar llegint
com-identificar-una-tipografia

Com identificar una tipografia

Abans de dissenyar i imprimir un treball, és lògic planificar unes pautes de disseny. Això …

Continuar llegint
bon-any-nou-2022

El 2022 ja és aquí: Bon Any Nou!

El 2022 ja és aquí! Des de Sistemas Digitales de Catalunya, i de part de …

Continuar llegint

EL QUE ELS NOSTRES CLIENTS DIUEN DE NOSALTRES

Fa anys que treballem amb Sistemes i la veritat és que estic més que content i tranquil amb ells. Sempre estan pendents de les millors solucions. Atenció al client i servei tècnic excel·lent.
diligent / especialistas en usabilidad y desarrollo web
Jerom Tomàs
Director Creativo
Som Partners de sistemes digitals fa anys i hem aconseguit negocis amb èxit que ens han empès a créixer gràcies al seu suport, esperem continuar tenint excel·lents experiències amb ells en el futur.
grupo-esencia
Guillermo Mitats
Director de operaciones
logoForm
CON NOSOTROS, TODO SON VENTAJAS PARA TU NEGOCIO

    ¿Necesitas más información? Nos encantará asesorarte