La gestió documental digital suposa una sèrie d’avantatges a escala administrativa i econòmica, entre d’altres, respecte la gestió tradicional. Però és possible que algunes empreses dubtin sobre si els documents digitals són legals, i considerin que només els documents impresos garanteixen la seva autenticitat legal. La realitat és que avui en dia ambdues opcions estan igualment emparades per la llei. El que converteix un escrit en un document legal és el fet que compleixi determinats efectes recollits per la llei. Aquestes lleis van ser creades quan només existien els documents en paper físic, per la qual cosa durant molt de temps aquest format d’escrits eren els únics amb validesa legal. Amb el temps, ha sorgit la necessitat d’atorgar aquesta veracitat també als arxius digitals, ja que són àmpliament utilitzats avui dia.
Els documents digitals són legals
S’anomena digitalització certificada a aquell arxiu en paper que passa a format digital de forma legal. La Llei d’Ordre EHA/962/2007 permet prescindir dels documents originals en format paper de factures, documents substitutius i d’altra naturalesa, sempre que es realitzi la digitalització de forma certificada. Per aconseguir això s’ha de garantir una imatge fidel i íntegra de cada document amb signatura electrònica inclosa. L’article 7 de la llei esmentada, recull els requisits que han de complir les empreses que desitgin homologar el seu software de digitalització. Des del 14 de gener de 2010, el software Docuware compleix amb la normativa legal més exigent en l’emmagatzematge de documents en format electrònic. Aquest software està homologat per l’Agència Estatal d’Administració Tributària, la qual cosa dóna plena validesa legal i fiscal a la conservació en format electrònic de totes les factures, rebuts i documents varis de l’empresa, permetent així eliminar els originals en paper. Un gestor documental digital com ara Docuware, compta amb totes les certificacions oportunes i t’assegura que la teva empresa compleixi la normativa. El producte, l’empresa i la plataforma compleixen els requisits de les normatives i la legalitat per garantir la seguretat de la teva informació i dades. Contacta amb nosaltres i un dels nostres experts et proporcionarà tota la informació que necessitis.
