Cómo lograr un proceso completo de impresión segura

impresion segura

La seguridad informática o ciberseguridad es la práctica consistente en proteger todo el área de tecnologías de la información y todo lo relacionado con la infraestructura computacional. La ciberseguridad engloba toda la defensa de los ordenadores, servidores, dispositivos móviles, sistemas electrónicos, las redes y los datos de ataques maliciosos. Entre todos estos aspectos, en este artículo nos centraremos en la seguridad de impresión.

Qué es la impresión segura

El concepto de impresión segura implica proteger los documentos impresos en todas sus fases, desde la aplicación de origen hasta el dispositivo de impresión de destino. Así como ofrecer soluciones para el correcto seguimiento de los documentos impresos. Durante todo el proceso de impresión, los documentos pueden ser susceptibles de diversos riesgos. Estos son los principales.

Tráfico de red

Cuando un archivo va a ser impreso, se envía desde una aplicación o estación de trabajo de un usuario a la impresora de destino. Este envío se lleva a cabo o bien a través de un servidor de impresión, o bien de manera directa, si la impresión Direct IP está habilitada. En ambos casos, el documento viaja mediante una red, y durante este trayecto, está en riesgo. Ya que el archivo de impresión está diseñado para ser leído y toda su información puede visualizarse fácilmente con herramientas de descarga gratuita.

Existen formas de evitar el riesgo durante la transmisión, como cifrar los datos con software que cuentan con la tecnología apropiada para proteger el contenido durante el trayecto. O como técnicas de cifrado de trabajo con Internet Printing Protocol over SSL» (IPPS).

Documentos a la espera

Cuando lanzamos a imprimir un trabajo, este se imprime en pocos segundos, por lo que el documento se queda en la bandeja de salida del dispositivo, a la vista de cualquier persona que pueda leerlo o cogerlo. Si estamos situados al lado de la impresora, no pasa nada, pero hay situaciones en las que muchas personas tienen acceso a ese archivo antes que nosotros mismos.

Para evitar que alguien pueda ver o quedarse con nuestro trabajo, la solución son los sistemas de autenticación de usuarios. Estos sistemas permiten, entre otras cosas, que los usuarios puedan recoger sus trabajos dónde y cuándo quieran. Y que solo la persona autorizada vea el contenido impreso. De esta manera, por ejemplo, un empleado puede ir lanzando varios archivos sin necesidad de levantarse constantemente a recogerlos, sino que puede imprimirlos cuando más le convenga.

Impresión pull print

La autenticación de usuarios, como hemos mencionado, supone muchas ventajas, pero también puede generar que el documento que queda a la espera en pull print, al estar más tiempo del necesario, quede bajo la amenaza de posibles hackers. Para estos casos, también existen diversos software de cifrado de datos en reposo. De esta manera, los archivos quedan siempre cifrados mientras están a la espera en el servidor de impresión pull print.

Documentos impresos

Una vez el documento está impreso y en las manos de su destinatario, evidentemente ya no hay riesgo electrónico. Aun así, el comportamiento de un usuario respecto al tratamiento que va a dar a dicho documento es impredecible. Por eso, para asegurar el correcto manejo de los archivos de la empresa, es recomendable el uso de aplicaciones que incluyan marcas de agua en los documentos. De esta manera también se facilita la labor de organización, pudiendo añadir marcas como «Solo para uso interno», «Confidencial» o «Prueba». Esta herramienta ayuda a los usuarios a ser conscientes del tipo de datos que están tratando.

En Sistemas Digitales te ofrecemos las mejores soluciones de ciberseguridad para empresas, ayudando a controlar y tratar debidamente la información confidencial de tu negocio durante todo el proceso de impresión. Contacta con nosotros si quieres recibir asesoramiento sobre las diferentes opciones sobre impresión segura.

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