La gestión documental digital supone una serie de ventajas a nivel administrativo y económico, entre otras, respecto a la gestión tradicional. Pero es posible que algunas empresas duden sobre si los documentos digitales son legales, y consideren que solo los documentos impresos garantizan autenticidad legal. La realidad es que hoy en día ambas opciones están igualmente amparadas por la ley.
Lo que convierte un escrito en un documento legal es el hecho de que cumpla determinados efectos recogidos por la ley. Estas leyes fueron creadas cuando solo existían los documentos en papel físico, por lo que durante mucho tiempo este formato de escritos eran los únicos con validez legal. Con el tiempo, ha surgido la necesidad de otorgar esta veracidad también a los archivos digitales, pues son ampliamente utilizados a día de hoy.
Los documentos digitales son legales
Se denomina digitalización certificada a aquel archivo en papel que pasa a formato digital de forma legal. La Ley de Orden EHA/962/2007 permite prescindir de los documentos originales en formato papel de facturas, documentos sustitutivos y de otra naturaleza, siempre que se realice la digitalización de forma certificada. Para ello se debe garantizar una imagen fiel e íntegra de cada documento con firma electrónica incluida.
El artículo 7 de la ley mencionada, recoge los requisitos que deben cumplir las empresas que deseen homologar su software de digitalización. Desde el 14 de enero de 2010, el software Docuware cumple con la normativa legal más exigente en el almacenamiento de documentos en formato electrónico. Dicho software está homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, lo cual da plena validez legal y fiscal a la conservación en formato electrónico de todas las facturas, recibos y documentos varios de la empresa, permitiendo así eliminar los originales en papel.
Un gestor documental digital como Docuware, cuenta con todas las certificaciones oportunas y te asegura que tu empresa cumpla la normativa. El producto, la empresa y la plataforma cumplen los requisitos de las normativas y la legalidad para garantizar la seguridad de tu información y datos. Contacta con nosotros y uno de nuestros expertos te proporcionará toda la información que necesites.
