Si tienes un negocio, ya sea grande o pequeño, necesitas un equipo de impresión. Tal vez ya tienes uno y quieras renovarlo, o vas a adquirirlo por primera vez. En este momento probablemente te estés planteando si te conviene más comprar una impresora o bien contratar un servicio de renting de impresoras. Ambas opciones son buenas, pero si has decidido decantarte por la segunda, te damos las preguntas clave que debes hacerte para tomar una buena decisión.
4 preguntas clave que debes hacerte antes de contratar un servicio de renting de impresoras
¿Cuántos documentos imprimes, y de qué tipo?
Evidentemente, no todas las actividades empresariales tienen las mismas necesidades de impresión, e incluso dentro del mismo sector, hay grandes variaciones en este sentido. Por eso, es importante que tengas en cuenta este factor cuando te dejes aconsejar por un modelo u otro. Por ejemplo, si en la oficina imprimís grandes cantidades de documentos, necesitas un equipo con un alimentador de papel de gran capacidad. El tamaño de los folios es otro factor a tener en cuenta. El más común en oficinas es el A4, siendo el A3 el segundo más frecuente. Piensa en si necesitas que tenga bandeja de DinA4 para un grosor estándar, o por el contrario pretendes imprimir folletos u otros materiales que requieran de un gramaje determinado.
Además, recuerda preguntar por la velocidad de impresión de la primera página y de las siguientes. Por otra parte, quizás para trabajos profesionales no necesitas la impresión a doble cara, pero para documentos no oficiales o internos es probable que sí te interese esta opción. Por tanto, recuerda preguntar por las características de esta función, así como la calidad del color en imágenes, si ese es un elemento importante para ti.
¿Te conviene una impresora multifunción?
Hay importantes diferencias entre una impresora y una multifuncional, pero básicamente lo que debes saber es que un equipo multifuncional ofrece muchas más opciones, entre las cuales escanear, enviar faxes y fotocopiar. Si tienes claro que solo vas a necesitar la opción de imprimir, puedes adquirir una impresora normal. Pero si por el contrario es posible que tengas otras necesidades, con la impresora estándar enseguida encontrarás limitaciones. Por ejemplo, piensa que es probable que en algún momento querrás que tu equipo se conecte a la nube o a diferentes apps.
¿Necesitas un software de gestión documental?
Un software de gestión documental te permite manejar cualquier cantidad de documentación para procesar, almacenar, archivar y organizar la información en formato digital. Estos programas se están convirtiendo en indispensables para las empresas a día de hoy, ya que éstas manejan grandes cantidades de información, y necesitan una manera automática, ágil, rápida y segura de archivarla y acceder a ella. Con este sistema las empresas aprovechan la ventaja competitiva que aporta la transformación digital.
¿Qué servicios debe incluir el renting de impresoras?
Cuando te decantes por este servicio, debes asegurarte que te ofrece asesoramiento personalizado según las necesidades que has detectado, un servicio de consultoría y servicio técnico oficial y experto en la marca de los equipos que te proporcionan.
En Sistemas Digitales, como distribuidores oficiales de Ricoh, somos expertos en renting de impresoras. Te ofrecemos una auditoría de impresión para diagnosticar tu situación y proponerte distintas soluciones que se adaptan a tus necesidades. Nuestro servicio de renting financiero busca la mejor financiación de renting. Con nuestros servicios técnicos e informáticos tendrás el mantenimiento, recambio de piezas y suministros oficiales, soporte técnico, etc. que necesites. Además, nuestros consultores tecnológicos te proporcionarán la información y asesoramiento que desees sobre automatización y transformación digital. Contacta con nosotros para obtener información sin compromiso.
