Si buscas una impresora para tu negocio, verás que las opciones que se te ofrecen son cada vez más variadas. Por eso, es importante que tengas claro cuáles son las características esenciales que debería incluir una impresora para oficina.
Como es lógico, no todas las compañías tienen las mismas necesidades de impresión, e incluso dentro de la misma empresa la utilidad que se le da a estos equipos varía según el departamento. Por eso es conveniente evaluar con los jefes de sección el uso que le van a dar a la máquina.
5 características básicas con las que debe contar una impresora para oficina
- Multifunción: Un equipo multifuncional permite centralizar el trabajo y obtener múltiples recursos al momento. Muchos modelos ya incluyen también opciones como la gestión documental digital, el cifrado de datos o la impresión ecológica.
- Velocidad: Necesitas un equipo con alta velocidad de impresión, que agilice los flujos de trabajo. De esta manera ahorrarás tiempo a la vez que reduces costes.
- Capacidad: Elige un modelo con capacidad de trabajo adaptada al número de copias que realizarás. El número de páginas impresas por minuto, los tipos de impresión o la impresión a doble cara, pueden parecer irrelevantes en uso doméstico, pero no lo son en entornos profesionales.
- Seguridad: en el entorno laboral, es importante asegurarse de que los datos están debidamente protegidos y de que la información sensible de la empresa no corre ningún riesgo de llegar a las manos equivocadas. Además, es conveniente asegurarse de que cuenta con ciertas funcionalidades avanzadas como conexión WiFi o impresión móvil.
- Sostenibilidad: Trata de hacer un uso responsable de tus equipos con opciones como los programas de ahorro de energía. Y elige modelos que minimicen el impacto medioambiental, como las impresoras de nuestra gama Green Line.
Otras características a tener en cuenta al momento de elegir una impresora para oficina
- Conectividad: Debe tener opciones de conectividad versátiles, como Wi-Fi, Ethernet y USB, para que los usuarios puedan imprimir desde diferentes dispositivos y ubicaciones.
- Doble cara automática: La función de impresión a doble cara automática ahorra papel y facilita la creación de documentos profesionales.
- Calidad de impresión: La calidad de impresión debe ser nítida y clara.
- Escaneo y copiado: Las funciones de escaneo y copiado integradas son útiles en una oficina para digitalizar documentos y crear copias rápidas.
- Manejo de papel diverso: Debe poder imprimir en diferentes tipos de papel, como sobres, papel fotográfico y etiquetas, para satisfacer diversas necesidades.
- Compatibilidad con formatos: Debe ser capaz de imprimir en diferentes formatos, como A4, carta, legal, etc.
- Gestión remota: La capacidad de administrar la impresora de forma remota, monitorear los niveles de tinta/papel y realizar diagnósticos puede ser crucial para el mantenimiento eficiente.
- Compatibilidad con dispositivos móviles: La impresora debe ser compatible con impresión desde dispositivos móviles, como smartphones y tablets.
- Software de gestión: Un software de gestión que permita controlar la impresora, configurar opciones y realizar un seguimiento del uso puede ser muy útil.
- Soporte técnico: Es importante que el fabricante ofrezca un buen servicio de atención al cliente y soporte técnico en caso de problemas.
El coste por impresión y la eficiencia del dispositivo determinarán los gastos asociados al mismo. Un equipo competitivo que cuente con las características mencionadas, supone un importante desembolso inicial que podemos evitar con la contratación de un servicio de renting de impresoras como Sistemas Digitales. Con esta modalidad contarás con un equipo de técnicos expertos a tu servicio, y controlarás tus costes fijos mensuales del dispositivo y las copias que realices.
