Los últimos años, y sobre todo los últimos meses, han sido claves para el desarrollo y crecimiento de la Transformación Digital. Esto se ha dado así no solo por las necesidades que nos ha impuesto la pandemia, sino también porque la eficacia, la eficiencia y la rentabilidad de las herramientas digitales han calado en las estrategias de la mayoría de empresas. Esto mismo ha pasado con la Gestión Documental que ofrece Docuware; un gran ejemplo de lo que la transformación digital puede ofrecer.
Así como la gestión de datos se ha convertido en una competencia muy valorada en el mercado actual, la gestión documental ha seguido el mismo camino. Y es que, siguiendo la tendencia actual, la digitalización de la gestión documental con Docuware ofrece unas garantías y unas ventajas sobre las que profundizamos más abajo y que no ofrecen ninguna duda sobre sus prestaciones.
¿Qué es Docuware?
Docuware es un software de gestión documental y automatización de procesos, gracias a lo cual permite aumentar notablemente la productividad de los equipos de trabajo involucrados.
Con esta solución es posible automatizar muchos procesos lentos y tediosos, con lo que se ahorra muchísimo tiempo y esfuerzo, permitiendo a los trabajadores centrarse en otras e incluso nuevas tareas en su día a día.
Ventajas de la Gestión Documental con Docuware
Facilidad de acceso. Docuware es un Software que se encuentra en la nube, por lo que es compatible con cualquier sistema operativo con el que estés trabajando.
Siempre disponible. Se trata de un único espacio de almacenamiento digital. Esto quiere decir que todos los usuarios autorizados pueden realizar la gestión documental en cualquier momento, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo que tenga conexión a internet.
Seguridad garantizada. A pesar de los dos puntos anteriores, la seguridad es también más elevada. El hecho de tener documentación digital evita la opción de destrucción involuntaria o pérdida, facilita la creación de copias de seguridad, permite la restricción de accesos y facilita la trazabilidad de las personas que han accedido a ella.
Automatización. Permite generar automatización en procesos que, normalmente, requieren una cantidad elevada de tiempo y esfuerzo. Además, como también permite personalizarlas, la automatización de estas tareas quedará hecha a medida de tus necesidades y el propio sistema notificará a las personas interesadas el estado de los documentos en cuestión.
Reducción de costes y de impacto ambiental. La reducción del impacto ambiental está estrechamente relacionada con la producción y el gasto de papel. Sin embargo, la reducción de costes es prácticamente generalizada, ya que engloba la reducción del uso de papel, la optimización de los procesos y el aumento de la productividad de los trabajadores.
Así pues, utilizar Docuware para llevar a cabo tu Gestión Documental es prácticamente una garantía de éxito y buena forma de iniciar o darle una buena base a tu Transformación Digital.
¿Solo vale para grandes empresas?
¡No! Este tipo de soluciones es perfectamente aplicable a todo tipo de organizaciones, sea cual sea su tamaño. Desde las start-ups (cuya forma de operar suele ser 100% digital) hasta las grandes empresas (que suelen necesitar un sistema que ordene la grandísima cantidad de datos y documentos que deben manejar día a día), pasando por las Pymes (que por lo general operan de una forma híbrida, y pueden utilizar este sistema para agilizar sus procesos e iniciar su transición hacia la Transformación Digital).
