Los diferentes programas de gestión documental digital son una pieza cada vez más clave en las empresas. Estos software capturan y sustituyen los documentos en papel por archivos digitales, de modo que estos últimos se guardan en una localización centralizada a la que los empleados pueden acceder de manera sencilla. Sus beneficios se aprecian en cualquiera de los diferentes departamentos, y uno de sus papeles clave se da en el área de finanzas. Llevar un correcto control de las finanzas es algo totalmente básico para cualquier negocio, por lo que no podemos arriesgarnos a cometer errores en este ámbito.
Cómo ayuda un gestor documental digital en las finanzas de tu empresa
A lo largo del tiempo, las empresas han ido pasando de llevar su contabilidad manualmente con una calculadora, a ayudarse de programas como Excel o similares, de los cuales ahora su relevo natural es un software de gestión documental como Docuware. Este programa pone fin a los retrasos y errores derivados de los métodos convencionales.
Procesos de pagos y cobros más fluidos
Con su función de indexado inteligente, el software escanea las facturas físicas y analiza las digitales, para establecer una asociación automática entre cada factura y su pedido. Esto es muy relevante si tenemos en cuenta la cantidad de facturas que llegan a la oficina en formato electrónico y en papel. De esta manera podemos hacer un seguimiento cómodo y eficaz de todas las operaciones, sin necesidad de acumular montañas de papel.
También nos permite monitorizar las fechas para controlar los vencimientos de plazos. De esta manera, aquellos archivos que hayan sido rechazados, se pueden reubicar fácilmente en el flujo de trabajo.
Para los cobros también se realiza un proceso de indexación de pedidos de productos o servicios, con las facturas que hay que solicitar al cliente. Aquí también nos ayuda el proceso de seguimiento de clientes. Por ejemplo, si nos piden la copia de un pedido, o cualquier otro archivo, podemos acceder a él de forma inmediata, lo cual también mejora nuestro servicio postventa y con ello nuestra imagen.
Auditorías financieras sin problemas
Como hemos mencionado, con un gestor documental digital todos los datos de tu empresa estarán perfectamente recopilados y ordenados. Por tanto, las auditorías que se realicen serán más ágiles y rápidas. DocuWare también permite crear carpetas digitales, y gracias a ellas la verificación de resultados será muy fácil.
Evidentemente, la información se puede añadir al software con carácter retroactivo. Por tanto, podemos ir incluyendo en el programa todos los archivos que tuviera la empresa antes de instalarlo.
La aplicación de DocuWare ayuda a cualquier empresa a trabajar de forma fluida, sin errores y despejando cualquier duda en los procesos. Contacta con nosotros para que uno de nuestros expertos te asesore sin compromiso sobre las diferentes soluciones tecnológicas que pueden ayudar a tu negocio.
